ANALISIS DAN RANCANG BANGUN PEKERJAAN SUMBER DAYA MANUSIA
STUDI KASUS SMA
WIDYAGAMA MALANG
Aa
Coreta
Afra
Irrene Fredyski
Firman
Budi Santoso
Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu
Pendidikan
Universitas Negeri Malang Jalan Semarang 5
Malang, 65145
Abstrak : analisis pekerjaan dan rancang bangun pekerjaan sangat
di perlukan untuk suatu lembaga/instansi pendidikan. Ini bertujuan untuk
memilah mana pegawai yang sesuai dengan bidang pekerjaannya. Untuk mengetahui
lebih lanjut, artikel penelitian ini akan fokus membahas mengenai: informasi
analisis pekerjaan; teknik pengumpulan informasi pekerjaan; metode pengumpulan
informasi pekerjaan; dan rancang bangun pekerjaan yang mencakup perluasan, pengayaan
dan penyederhanaan pekerjaan pada instansi pendidikan. Hasil penelitian ini
akan menghasilkan informasi mengenai implementasi analisis dan rancang bangun
pekerjaan di sekolah terkait.
Kata Kunci : Analisis Pekerjaan, Rancang Bangun Pekerjaan, Sumber
Daya Manusia
Abstract : job analysis and job design have been required for the
educational institute/organization. The purpose is to sort the qualified
employees on their job sector. This research article will be focused to discuss
about information of job analysis; techniques of collecting job analysis
information; methods of collecting job analysis information, and job design
that including expansion, enrichment, and simplification of job especially on
educational institute. Output of this research will be showed information about
implementation of job analysis and design on the related school.
Keywords : Job Analysis, Job Design, Human Resource
Organisasi merupakan
sebuah wadah yang didalamnya memiliki berbagai sumber daya untuk mencapai
tujuannya. Salah satunya adalah Sumber Daya Manusia. Keberhasilan suatu
organisasi sangat ditentukan oleh sumber daya manusia di dalamnya. Semakin baik
sumber daya manusia yang melaksanakan suatu pekerjaan di dalam organisasi
tersebut, maka akan semakin cepatlah tujuan organisasi itu tercapai. Oleh
karena itu kualitas sumber daya manusia dalam suatu organisasi sangat
diperhatikan kualitasnya.
Setiap organisasi atau
instansi selalu menginginkan sumber daya manusia yang berkualitas. Tak jarang
pada setiap rekrutmen pengurus atau pegawai baru selalu menempatkan kualifikasi
yang beragam disesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau instansi. Hal ini
dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan yang ada dalam organisasi tersebut.
Menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat akan menambah
keefektifan kerja dalam suatu instansi atau organisasi. Dengan demikian sebuah
pekerjaan harus diketahui dulu rincian-rincian tugas maupun kebutuhan untuk
menentukan sumber daya manusia yang relevan dengan pekerjaan tersebut. Oleh
karena itu, analisis pekerjaan dibutuhkan terlebih dahulu sebelum menentukan
sumber daya manusia didalamnya.
Analisis pekerjaan
merupakan langkah yang digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan atau
kebutuhan dalam suatu lingkup pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan langkah
yang strategis dalam menentukan pekerjaan pegawai dalam suatu jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan akan menghasilkan suatu output
berupa informasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan manajemen sumber daya
manusia mulai dari perencanaan hingga evaluasi. Tidak adanya output dari analisis pekerjaan akan
menyulitkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.
Salah satu output dari
analisis pekerjaan adalah informasi yang digunakan untuk desain dan redesain
pekerjaan, atau dapat juga disebut dengan rancang bangun pekerjaan.
Analisis pekerjaan tidak
hanya dilakukan di organisasi atau perusahaan-perusahaan besar saja, melainkan
juga dibutuhkan pada organisasi atau instansi public seperti sekolah. Setiap
sekolah memiliki tujuan yang sama yaitu mencapai tujuan pendidikan nasional.
Salah satu caranya adalah dengan memiliki tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan yang kompeten dalam melaksanakan pekerjaannya. Adanya sinergi
antara kemampuan terhadap pekerjaannya dengan kesesuaian pekerjaan dengan
kualifikasi pegawai akan sangat berpengaruh. Sehingga, sekolah juga harus
memperhatikan dan menganalisis setiap pekerjaan pada tenaga pendidik dan
kependidikan. Dengan demikian, sekolah sebagai badan publik dapat melayani
masyarakat melalui pemenuhan harapan pada setiap pekerjaan yang dilakukan oleh
tenaga pendidik dan kependidikan berjalan sesuai ranahnya.
Metode Penelitian
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini
menggunakan pendekatan kualitatif. Menurut Mantja (2008:33) metodologi
penelitian kualitatif adalah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif yang berbentuk tulisan tentang orang atau kata-kata perilakunya yang
nampak atau kelihatan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa metode
penelitian kualitatif adalah prosedur pengamatan terhadap sesuatu yang Nampak
dan jelas yang diintegrasikan dengan paham peneliti sebagai insatrumennya.
Subyek penelitian ini adalah Kepala sekolah yang merupakan pelaksana inti dari
analisis pekerjaan dan sebagai penanggungjawab penuh terhadap kegiatan
tersebut. Sedangkan objek penelitian ini dilaksanakan di SMA Widyagama Malang.
Metode pengumpulan data menggunakan metode wawancara.
Sumber
data penelitian ini adalah informansi yang disampaikan oleh subjek penelitian
pada saat wawancara serta tindakan yang dilakukan oleh subyek penelitian.
Menurut Miles dan Huberman (dalam, dalam Hariawan, 2011:74) analisis data yang
digunakan adalah analisis situs tunggal yang mencakup tiga langkah didalamnya
yaitu reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan/ verifikasi. Data
yang didapatkan disusun dan dibandingkan dengan studi pustaka hingga
menghasilkan kesimpulan. Proses penelitian dikerjakan dalam beberapa tahapan
umum yaitu perencanaan penelitian, pelaksanaan penelitian, dan penyusunan
laporan hasil penelitian.
Hasil dan Pembahasan
Hasil Penelitian
SMA WIDYA GAMA dalam pelaksanaan analisis pekerjaan melakukan secara sederhana. Hal ini bertujuan untuk
mengetahui mana
pekerjaan yang dikerjakan di SMA Widya Gama. Analisis pekerjaan dilaksanakan pada awal tahun pelajaran. Antara bulan Juni-Juli sampai di Agustus
baru. Di tuangkan di pekerjaan atau program perencanaan yang di analisis, ada kurikulum ada
kesiswaan. Di analisis
setiap waka, apa yang
di programkan, apa dalam memprogramkan
melakukan analisa, jika melakukan
apa saja lalu di tulis di setiap masing-masing waka. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan hanya mencari pekerjaan
apa yang dibidangnya,
misalnya untuk dipilah pekerjaan di kurikulum. Kalau tidak di analisis
kadang-kadang tidak muncul,
tetapi
jika di analisis
akan mengetahui yang belum.
Biasanya ada yang rutin ada yang kreativitas jadi setiap tahun berubah, seperti ulangan membuat
program, kalau
guru seperti RPP biasa setiap tahun.
Hal-hal yang sudah diketahui kadang-kadang
muncul kreativitas nanti ada workshop,
ini yang sebelumnya belum dilakukan otomatis ada program workshop peningkatan SDM guru administrasi atau TU. Jalan keluarnya yaitu
dengan workshop kalau
TU ataupun
perpustakaan dikirim ke workshop, ada
di bidang bendahara, bidang perpustakaan, bidang kepegawaian itu berarti di analisa di pelajari mana yang sudah
dilakukan dan belum dilakukan.
Informasi-informasi
yang menjadi dasar dilakukannya analisis pekerjaan yaitu jika ada perekrutan baru tentang SDM apakah perlu tenaga baru. Tetapi kadang-kadang
tenaga baru di awal
tahun pelajaran,
fakta di lapangan terkadang merekrutmen karena di sekolah itu misalnya guru bahasa
Inggris yang terpaksa mengundurkan diri karena mengikuti suaminya ke luar kota, posisi guru bahasa
Inggris menjadi
kosong. Jadi
bisa dilakukan perekrutan saat itu atau tidak harus menunggu tahun ajaran baru, itu rekrutmen yang situasional. Kalau
rekrutmen yang ideal dilakukan pada tahun ajaran baru jadi faktor nya ada 2
yaitu situasional dan reguler atau ideal. Dasar
analisis pekerjaan tidak
hanya rekrutmen dan mutasi saja.
Faktor kinerja misalnya ada guru yang kinerjanya buruk itu artinya sering
terlambat atau
tidak hadir di kelas dan hanya memberikan tugas saja sering tidak melakukan
tugas, itu berarti
dinilai di tahun depan tidak diberi jam mengajar karena GTT biasanya guru yang melakukan
kekurangan-kekurangan tersebut sudah menyadari sebelum diganti sudah
mengundurkan diri. Aspek
yang dianalisis biasanya seperti aspek usia. Kalau rekrutmen usia
yang sudah tua kita hindari kalau ada yang muda juga melihat faktor seleksi nya
dipilah lagi apakah
dapat mengikuti zaman milenial atau tidak,
apakah menguasai gadget
dan komputer atau tidak.
Untuk guru-guru muda harus bisa komputer dan gadget selain itu juga wawancara apakah sanggup mengajar banyak
jam dan dibayar murah,
terkadang
saat wawancara menyanggupi tetapi selanjutnya
tidak dating.
Teknik
yang digunakan dalam analisis pekerjaan di SMA Widya Gama sementara sangat sederhana tekniknya. Pengamatan setiap hari seperti mencatat kondisi guru satu di
ruang piket siapa
saja yang tidak hadir,
siapa yang piket, piket pun diamati apakah disiplin dan rajin
atau tidak kalau jadi guru piket hadirnya harus lebih awal. Jadi dapat
disimpulkan bahwa metode
yang digunakan yaitu yang pertama
pengamatan, yang
kedua laporan-laporan,
yang ketiga cek langsung di lapangan. Dalam teknik analisis pekerjaan biasanya dilakukan
wawncara SMA Widya Gama
biasanya menyebut dibina terlebih dahulu tidak pernah berpikiran akan memecat bahkan ada bawahan yang mengusulkan untuk
memecat pegawai lain
tetapi atasan di SMA Widya Gama memberikan
kesempatan untuk memperbaiki terlebih dahulu, apakah bisa atau tidak.
Tahapan
proses analisis pekerjaan sesuai dengan proses manajemen pada umumnya seperti
ada perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengawasan. Secara umum bisa menghubungkan setiap
hal pasti ada rencana (planning) ada POAC dan rencana itu harus diorganisasikan
sesuai bidangnya misalnya untuk kurikulum, kesiswaan. Untuk mengangkat waka,
dilihat terlebih dahulu potensinya mana yang cocok di bidangnya. Walaupun tidak
ditulis tetapi fungsi manajemen POAC (Planning, organazing, actuating,
controlling) sudah melekat. Misalnya
jika prestasi belum optimal maka dilakukan evaluasi. Setiap manajemen tentunya
menggunakan manajemen umum tersebut.
Dampak
dari kegiatan analisis pekerjaan di SMA Widya Gama jika diihat dari sudut
pandang yang positif yaitu apa yang menjadi keinginan sesuai. Contohnya seperti
dilihat dari pengalaman tenaga kependidikan, maka baru dapat disimpulkan sesuai
atau tidak dengan pekerjaan tersebut. Sedangkan jika dilihat dari sudut pandang
yang negatif dalam pelaksanaan analisis pekerjaan yaitu dapat menyinggung
perasaan secara pribadi, jika diungkapkan ke pekerja (tenaga
kependidikan/pegawai/pendidik) dapat tersinggung, tetapi jika tidak diungkapkan
tidak akan ada dampak negatif, tetapi kembali ke situasi jika pekerja terbuka
tidak akan merasa tersinggung. Selain itu dampak negatinya yaitu dapat menguras
tenaga. Dalam pelaksanaan analisis pekerjaan ini sebenarnya dikembalikan lagi
kepada individu jika berfikir positif pasti tidak akan ada namanya dampak
negatif, juga sebaliknya.
Berdasarkan
teori waktu untuk analisis pekerjaan dilakukan pada awal tahun. Tetapi berdasarkan
praktek waktu yang digunakan untuk analisis pekerjaan dilakukan setiap hari,
hal ini bertujuan untuk menambah memori/pengalaman. Contohnya seperti pimpinan
dapat melihat pegawainya pada hari pertama belum bisa melakukan pekerjaan yang
diperintahkan tetapi hari berikutnya ternyata pegawai sudah dapat melakukan
pekerjaan tersebut. Hal ini perlu adanya motivasi seperti memuji kepada pegawai
tersebut, karena jika hal ini dilakukan akan berdampak pada kualitas SDM
seperti pekerjaan yang dikerjakan baik dan cepat terselesaikan.
Rancang
bangun pekerjaan di SMA Widya Gama dilaksanakan pada awal tahun . Rancang
bangun di SMA Widya Gama sangat sederhana, seperti hanya melakukan penambahan
masukan saja tergantung pemasukan dana yang ada. Perubahan rancang bangun di
SMA Widya Gama tidak terlalu besar atau tidak terlalu cepat. Berbeda dengan
sekolah negeri, jika dalam pelaksanaan rancang bangun ini ada pendanaan yang
lebih pasti akan diadakan pelatiahn seperti UKBM (Unit Kegiatan Belajar
Mandiri). Analisis pekerjaan dan rancang bangun di SMA Widya Gama berjalan
beriringan.
Pembahasan
Analisis jabatan atau pekerjaan (job analysis) adalah
suatu proses untuk menjelaskan macam dan sifat pekerjaan dan
mengidentifikasikan persyaratan SDM yang diperlukan untuk jabatan itu (Widodo,
2015:14). Proses analisis jabatan meliputi kegiatan-kegiatan pengumpulan dan
pemeriksaan data mengenai aktivitas-aktivitas kerja pokok yang ada di dalam
suatu pekerjaan atau jabatan, serta persyaratan keahlian, pengetahuan,
keterampilan, dan sifat-sifat individu yang cocok untuk melakukan pekerjaan
itu. Dari data data yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan, akan
menghasilkan suatu deskripsi pekerjaan yang digunakan karyawan dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Menurut Dale Yoder dalam Anwar Prabu Mangkunegara
(2002:13) analisis pekerjaan dinyatakan sebagai berikut:
“Job analysis is the procedure by which the facts either respect to each
job are systematically discover and noted. It is sometimes called job study,
suggesting the care with which tasks, processes, responsibility, and personnel
requirement are investigated. Job analysis, which focuses attention on the
characteristics of employees, using physical examinations tests, interviews,
and other procedures for this purpose”
Analisis
pekerjaan adalah prosedur menggunakan fakta-fakta yang berhubungan dari setiap
pekerjaan yang ditemukan dan dicatat secara sistematis. Hal ini biasanya juga
disebut dengan studi pekerjaan, yang mempengaruhi tugas-tugas, proses-proses,
tanggung jawab, dan kebutuhan pegawai yang diselidiki. Analisis pekerjaan
menitikberatkan pada karakteristik pegawai, penggunaan tes fisik, wawancara,
dan prosedur lain untuk mencapai tujuannya.
Analisis pekerjaan merupakan suatu fakta tertulis
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah instansi atau organisasi. Hasibuan
(2003:28) menjelaskan, analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain
pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa
pekerjaan itu harus dilakukan. Dengan demikian analisis pekerjaan akan
memberikan atau menghasilkan informasi-informasi mengenai uraian pekerjaan,
spesifikasi hingga evaluasi pekerjaan. Bahkan lebih lanjut Widodo (2015: 15)
mengungkapkan analisis pekerjaan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan
pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa analisis
pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan informasi terkait pelaksanaan
pekerjaan dalam suatu instansi atau organisasi yang dilakukan secara sistematis
sehingga menghasilkan hasil berupa deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan,
serta kebutuhan-kebutuhan dalam pekerjaan tersebut.
Simamora (2006:83-84) menyebutkan manfaat dari
analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengomunikasikan harapan sebuah
pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyedia dan rekan sejawatnya. Secara
lebih rinci Simamora (2006: 83-84) menjelaskan setidaknya terdapat sembilan
manfaat dari analisis pekerjaan, yaitu: (1) Analisis penyusunan kepegawaian;
(2) desain organisasi; (3) redesain pekerjaan; (4) telaah dan perencanaan
kinerja; (5) suksesi manajemen; (6) pelatihan dan pengembangan; (7) jalur
karier; (8) kriteria seleksi; dan (9) evaluasi pekerjaan.
Berbagai manfaat yang disampaikan oleh Simamora juga
merupakan output dari analisis pekerjaan. Informasi-informasi yang dihasilkan
dari suatu analisis pekerjaan akan menghasilkan sembilan aspek yang telah
disampaikan. Dengan demikian analisis pekerjaan sangat dibutuhkan untuk
melaksanakan prosedur-prosedur pengelolaan pegawai pada suatu instansi atau
organisasi.
Informasi analisis pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan suatu upaya sebuah
instansi atau organisasi dalam memepermudah mengetahui
permasalahan-permasalahan yang ada pada setiap pekerjaan pegawainya.
Mempersiapkan pekerjaan dengan tepat dan benar merupakan suatu keharusan mutlak
bagi setiap instansi atau organisasi. Oleh karena itu, kegiatan analisis
pekerjaan tidak bisa dilakukan secara sembarangan melainkan harus ada persiapan
yang cukup matang. Kasmir (2016:33) menjelaskan bahwa ada empat tahapan dalam
pelaksanaan analisis pekerjaan yaitu : (1) mempersiapkan tim analisis
pekerjaan; (2) mengidentifikasi pekerjaan analisis; (3) mempersiapkan metode;
dan (4) mempersiapkan jadwal kegiatan analisis.
Pertama, setiap instansi atau organisasi membutuhkan
sebuah tim dalam pelaksanaan analisis pekerjaan. Tim ini terdiri dari
orang-orang yang memiliki kemampuan, loyalitas dan pengalaman dalam bidangnya
masing-masing. Hal ini sangat dibutuhkan karena dengan adanya tim yang
berpengalaman akan mempermudah dalam penyusunan analisis jabatan.
Kedua, identifikasi pekerjaan analisis yang didalamnya
mencakup kegiatan mencari tahu pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan dan apa
yang tidak perlu dilakukan. Dalam hal ini, pekerjaan yang diidentifikasi
merupakan pekerjaan dalam lingkup kegiatan analisis pekerjaan sehingga dapat
diartikan sebagai pencarian informasi mengenai apa saja kegiatan yang akan
dianalisis.
Ketiga, persiapkan metode yang digunakan dalam proses
analisis pekerjaan. Metode dapat berupa wawancara, observasi, maupun kuisioner.
Metode yang akan digunakan disesuaikan dengan pekerjaan apa yang akan
dianalisis dan situasi dari perusahaan itu sendiri. Intinya metode sebisa
mungkin dipilih yang paling tepat untuk memudahkan proses analisis sehingga
dapat memengaruhi hasil yang akan didapatkan.
Keempat, persiapan jadwal pelaksanaan analisis
pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan tujuan yang
diharapkan. Pelaku atau sekumpulan orang yang melaksanakan kegiatan analisis
pekerjaan harus mematuhi jadwal yang telah ditentukan agar segala kegiatannya
terstruktur dan menghasilkan luaran yang sesuai.
Dari tahapan-tahapan tersebut, jelas analisis jabatan
selain menghasilkan sebuah data juga memerlukan data yang digunakan sebagai
dasar analisis. Informasi-informasi mengenai pekerjaan yang akan dianalisis
menjadi penting karena digunakan sebagai patokan dan target ingin menghasilkan
luaran apa dan bagaimana. Menurut Kasmir (2016: 26-32) informasi analisis
pekerjaan mencakup tiga macam, yaitu (1) job
description; (2) job
specification; dan (3) job performances standard .
Uraian pekerjaan (job
description) berisi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan apa yang
harus dikerjakan. Artinya menguraikan kegiatan yang harus dikerjakan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan. Job description merupakan kegiatan untuk
mendeskripsikan pekerjaan yang terdiri dari: (1) daftar pekerjaan; (2)
tugas-tugas; (3) hubungan pelaporan; (4) kondisi pekerjaan; dan (5) tanggung
jawab. Fungsi, tugas-tugas, dan wewenang terhadap suatu pekerjaan juga
merupakan aspek yang penting dalam uraian pekerjaan. Karena dengan demikian
pekerjaan itu terlihat jelas siapa yagn memiliki wewenang dan tanggung jawab
terhadap berbagai permasalahan yang terjadi pada suatu lingkup pekerjaan.
Dessler (2013) menyebutkan bahwa sumber informasi
untuk melakukan analisis jabatan terdiri dari: (1) work activites; (2) human
behaviour; (3) machines, tools,
equipment, and work aid; (4) performance
standards; (5) job context; dan
(5) human requirement.
Aktivitas kerja merupakan segala bentuk aktivitas
mulai dari jam masuk kerja hingga jam pulang kerja yang dilakukan oleh
masing-masing pegawai dalam suatu instansi atau organisasi. Analisis terhadap
aktivitas kerja menitikberatkan pada seberapa besar volume pekerjaan pada kurun
waktu tertentu dan berapa lama seorang pegawai dapat menyelesaikan pekerjaan
tersebut. Sejalan dengan hal tersebut, analisis pekerjaan juga melihat perilaku
karyawan selama mengerjakan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Analisis ini
mencakup kedisiplinan, kepatuhan motivasi kerja, dan hal-hal lain yang
berhubungan dengan sikap moral pegawai. Pemantauan terhadap seluruh pegawai
dibutuhkan untuk meninjau pekerjaan-pekerjaan tersebut apakah tepat sasaran
atau tidak.
Kemudian peralatan kerja atau sarana dan prasarana
juga harus diperhatikan karena menyangkut keepatan dan ketepatan hasil pekerjaan.
Pertimbangan kebutuhan sarana dan prasarana diperlukan dalam salah satu
informasi analisis pekerjaan karena akan berguna untuk penyesuaian penempatan
pegawai. Selain itu penetapan standar pekerjaan merupakan hal yang juga penting
dalam suatu pekerjaan. Analisis pekerjaan mengumpulkan informasi apakan standar
pekerjaan telah dicapai atau belum oleh pegawai. Analisis pekerjaan juga
mencari tahu apakah standar pekerjaan yang telah ditetapkan sesuai dengan
kondisi pegawai, apakah standar tersebut memberatkan atau tidak. Sehingga
setiap pekerjaan dapat dievaluasi agar disesuaikan dengan kondisi yang ada.
Konteks pekerjaan merupakan kegiatan mengumpulkan
informasi yang berkaitan dengan kondisi pekerjaan, jadwal kerja, insentif dan
lainnya. Kondisi pekerjaan yang dimaksud berkaitan dengan lingkungan kerja dan
suasana kerja. Apakah kondusif atau tidak jika suatu pekerjaan ditempatkan pada
kondisi tempat tertentu. Demikian pula dengan jadwal kerja seperti jam masuk,
jam istirahat dan jam pulang. Kesesuaian pada jadwal-jadwal yang ditentukan
menunjukkan kedisiplinan para pegawai yang sedang bekerja. Hal ini berkaitan
dengan tepat tidaknya pekerjaan diselesaikan.
Kondisi pekerjaan berkaitan lingkungan kerja, suasana
kerja. Demikian pula dengan jadwal kerja, seperti am masuk, jam istirahat dan
jam pulang. Sedangkan insentif adalah yang melakukan pekerjaannya. Untuk
insentif sendiri merupakan suatu motivasi yang diberikan pada pegawai untuk
melaksanakan pekerjaannya. Dan yang terakhir adalah mengnai kebutuhan pegawai
pada setiap pekerjaan yang ada. Dalam hal ini diperlukan perkiraan beban kerja
suatu jabatan atau pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar penentuan jumlah
kebutuhan pegawai sesuai dengan apa yang benar-benar dibutuhkan.
Setelah melakukan job
analysis, selanjutnya informasi yang dibutuhkan dalam analisis pekerjaan
adalah spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan merupakan rincian suatu
pekerjaan yang didalamnya berorientasi pada kualifikasi pegawai yang dibutuhkan
dalam pekerjaan tersebut. Artinya dalam menempati suatu jabatan yang dalam
prakteknya diharuskan mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, dibutuhkan orang
yang memang memenuhi persyaratan dalam pekerjaan tersebut. Dessler (2013)
menjelaskan bahwa “job specification is a
list of a job’s human requirements that is the requisite education, skills,
personally, and so on-another product of a job analysis”. Spesifikasi
pekerjaan adlah daftar kebutuhan pegawai pada suatu pekerjaan yang meliputi
persyaratan Pendidikan, keterampilan, kemampuan, kepribadian dan sebagainya.
Persyaratan-persyaratan tersebut memungkinkan adanya aspek lain yang harus
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan pada suatu pekerjaan, misalnya usia, jenis
kelamin, pengalaman, domisili, status, dan lain sebagainya.
Terakhir, dibutuhkan Job Performance Standard yang memuat tentang standar atau target
atau target pelaksanaan pekerjaan yang harus dicapai baik dalam bentuk
kuantitas maupun kualitas serta kriteria keberhasilan kerja (Kasmir, 2016: 32).
Dalam arti lain bahwa setiap pekerjaan maupun jabatan memiliki standar atau
pencapaian kerja yang harus dipenuhi pada setiap periode pekerjaan. Secara
kuantitas, standar pekerjaan bisa dinyatakan dalam bentuk angka, rupiah, satuan
berat, maupun waktu. Dalam skala kualitas, keberhasilan atau standar pekerjaan
dapat dinyatakan dalam bentuk kepuasan konsumen, kualitas produk, dan
sebagainya.
Teknik Pengumpulan Informasi
Hasil analisis yang di buat dengan
benar akan berdampak cukup besar bagi instansi/organisasi. Sebaliknya jika
dilakukan tidak sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan akan berdampak
negatif. Oleh karena itu, penyusunannya harus dengan metode yang tepat dan benar.
Metode yang digunakan untuk memperoleh informasi tentang sesautu pekerjaan yang
akan dilakukan terdiri dari berbagai cara. Data atau informasi biasanya dapat
diperoleh dari data sekunder ataupun primer. Jika ingin memperoleh data atau
informasi yang semakin baik dapat menggabungkan pengumpulan data secara
sekunder dan primer.
Menurut Kasmir (2016: 37) dalam praktiknya metode
pengumpulan data atau informasi yang digunakan adalah: (1) Observasi; (2)
Wawancara; (3) Kuesioner; (4) Catatan laporan; (5) Membandingkan dengan job
yang sama di instansi/organisasi lain.
Observasi merupakan cara yang paling
tepat untuk mendapatkan data yang valid baik observasi tersebut dilakukan
secara langsung maupun tidak langsung. Menurut Kasmir (2016: 38) langkah dalam
melakukan observasi dapat dilakukan dalam 3 (tiga) cara, yaitu: (1) Dalam
melakukan observasi dapat dilakukan dengan cara diam-diam mengamati pekerjaan
yang dilakukan seseorang; (2) Memasang kamera tersembunyi untuk merekam
aktivitas suatu pekerjaan yang sedang dikerjakan; (3) Melakukan kerja sama
dengan karyawan lain untuk memantau pekerjaan yang sedang diobservasi.
Selanjutnya
adalah wawancara. Wawancara ini dilakukan secara langsung kepada karyawan yang
ingin dimintai keterangan. Wawancara adalah cara untuk memperoleh data secara
langsung dari karyawan yang bersangkutan. Dalam melakukan kegiatan wawancara
sebaiknya menggunakan metode yang benar agar karyawan yang dimintai keterangan
dapat memberikan informasi yang cukup lengkap dengan kondisi yang sebenarnya. Saat
melakukan wawancara hal yang perlu diperhatikan yaitu waktu wawancara, kondisi
yang akan diwawancarai serta cara mengajukan pertanyaan. Waktu saat melakukan
wawancara diharapkan saat karyawan merasa segar sehingga dapat mengingat
pekerjaan yang dilakukan. Kondisi karyawan juga sebaiknya dalam keadaan senang
agar dapat menjawab pertanyaan secara jujur. Pertanyaan yang diajukan harusnya
dimulai dengan pertanyaan yang dianggap mudah. Selanjutnya yaitu penyebaran
kuesioner yang diberikan kepada karyawan yang dituju. Hal ini dilakukan jika
karyawan sulit untuk dimintai wawancara maka teknik kuesioner atau penyebaran
pertanyaan ini dianggap untuk menggantikan teknik wawancara. Kuesioner juga
dilakukan untuk melengkapi jawaban wawancara jika dirasa kurang lengkap. Hal
yang perlu diperhatikan dalam menyusun pertanyaan kuesioner adalah pertanyaan
yang diajukan haruslah jelas, lengkap dan tidak bertele-tele. Cara lainnya
yaitu melalui catatan laporan hasil pekerjaan yang dilakukan sebelumnya. Cara
ini dapat mengetahui informasi yang aktual baik yang dilakukan secara harian,
mingguan, bulanan. Cara yang terakhir adalah membandingkan dengan pekerjaan
yang sama di instansi/organisasi. Cara ini hanya diperlukan untuk bahan
tambahan membandingkan untuk mengambil keputusan. Kombinasi dari beberapa cara
di atas akan menghasilkan analisis pekerjaan yang terbaik.
Tabel 1 Teknik
Analisis Pekerjaan
No.
|
Teknik
|
Metode
Pengumpulan Data
|
Hasil
Analisis
|
Deskripsi
|
1.
|
Task Inventory
Analysis
|
Kuesioner
|
Peringkat
tugas
|
Tugas
diperingkat oleh pelaksana pekerjaan (job
incumbent), supervisor, atau analisis pekerjaan. Peringkat mungkin atas
dasar karakteristik seperti pentingnya tugas dan waktu untuk mengerjakan
tugas itu.
|
2.
|
Critical Incident Technique
|
Wawancara
|
Deskripsi
perilaku
|
Behavioral incident yang menggambarkan
kinerja yang kurang sampai yang unggula dihasilkan untuk setiap dimensi
pekerjaan
|
3.
|
Position Analysis
Question Naire
|
Kuesioner
|
Peringkat
194 unsur pekerjaan
|
Unsur-unsur
diperingkat atas 6 skala (misalnya tingkat kegunaan, pentingnya terhadap
pekerjaan). Peringkat itu dianalisis dengan computer
|
4.
|
Functional Job Analysis (FJA)
|
Wawancara
kelompok/ kuesioner
|
Peringkat
bagaimana laksana perkerjaan berhubungan dengan orang, data dan benda
|
Pada
awalnya dirancang untuk meningkatkan counseling dan penempatan orang yang
terdaftar di kantor tenaga kerja negara bagian lokal
|
5.
|
Methods Analysis
(Motion Study)
|
Observasi
|
Waktu
per unit kerja
|
Sarana
sisem atis untuk menentukan standar waktu bagi aneka tugas pekerjaan.
Didasarkan pada pengamatan dan waktu penyelesaian tugas pekerjaan.
|
6.
|
Guidelines Oriented
|
Wawancara
|
Keterampilan
dan pengetahuan yang dibutuhkan
|
Pelaksana
pekerjaan mengidentifikasi kewajiban, pengetahuan, keterampilan, kemampuan
fisik dan karakteristik lain yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan
|
7.
|
Management Position
Deskription Question Naire (MPDQ)
|
Kuesioner
|
Daftar
cek 197 item
|
Manajer
mengecek item-item yang merupakan penjelasan tanggung jawab
|
8.
|
Hay Plan
|
Wawancara
|
Dampak
pekerjaan terhadap organisasi
|
Manajer
diwawancara mengenai isu-isu seperti tanggung jawab dan akuntabilitas. Respon
dianalisis menurut empat dimensi: tujuan, dimensi, pengartian dan ruang
lingkup, akuntabilitas.
|
(Sumber: Kaswan,2012: 30)
Tabel
2 Metode Pengumpulan Data Analsis
Metode
|
Kelebihan
|
Kekurangan
|
Observasi: pengamatan langsung terhadap kewajiban
kerja, sampel kerja atau observasi bagian dari kinerja dan pencatatan
aktivitas tidak langsung (misalnya, dalam film)
|
Memberikan
pemahaman yang lebih mendalam tentang kewajiban kerja daripada hanya
menggantungkan pada penjelasan pekerja
|
Tidak
dapat mengamati aspek mental pekerjaan (misalnya, pengambilan keputusan
manajer, kreativitas ilmuan). Mungkin tidak bisa mengambil contoh aspek-aspek
penting pekerjaan, terutama aktifitas yang jarang dilakukan (misalnya,
penggunaan senjata oleh polisi)
|
Wawancara: wawancara individu dan kelompok
terhadap pekerja, supervisor, bawahan, pelanggan atau sumber lain yang
dikenal
|
Informasi
tentang aktifitas yang jarang dilakukan, aktifitas fisik dan mental dapat
dikumpulkan. Penggunaan aneka sumber daripada satu sumber dapat memberikan
pandangan yang lebih komprehensif dan objektif terhadap pekerjaan
|
Nilai
data tergantn kepada keterampilanpewawancara dan mungkin salah jika mereka
mengajukan pertanyaan yang tidak jelas. Orang yang diwawancarai mungkin
curiga tentang motif analisis pekerjaan, (misalnya takut jika terjadi
perubahan terhadap kompensasi) dan mungkin mendistorsi informasi yang
disedikan
|
Angket: bentuk tersetruktur dan daftar cek
aktifitas serta pertanyaan terbuka atau tidak tersetruktur
|
Biasanya
lebih murah dan lebih cepat digunakan. Dapat menjangkau sampel atau sumber
yang besar yang memungkinkan cakupan yang lebih besar. Jawaban dapat dihitung
dan dianalisis dengan aneka cara yang berarti
|
Pertanyaan
mungkin diinterpretasikan tidak tepat. Bagaimana responden menafsirkan
pertanyaan sulit dinilai. Nilai respon mungkin rendah, yang membuat hasil
tidak bisa digeneralisasikan. Sering mahal dan memakan waktu untuk
mengembangkan, menyekor atau menganalisis. Pertanyaan yang terbuka sering
dikuantifikasi dan membutuhkan analisis isi yang memakan waktu.
|
Catatan harian: deskripsi aktifitas kerja
sehari-hari oleh pekerja
|
Ditulis
dalam bahasa yang lazim bagi pekerja dan supervisor sehingga data lebih mudah
digunakan (misalnya, dalam mengembangkan ukuran penilaian kinerja)
|
Memakan
waktu untuk mendokumentasikan. Catatan mungkin tidak objektif. Mungkin tidak
mencakup aktifitas mental (misalnya, daya inovasi) atau tidak mencakup
catatan seluruh aktifitas.
|
(Sumber: Kaswan,2012: 42)
Rancang Bangun
Pekerjaan
Analisis
pekerjaan yang telah dilakukan menghasilkan beberapa informasi yang digunakan
untuk rancang bangun pekerjaan. Rancang bangun pekerjaan ini mencakup desain
pekerjaan, desain ulang pekerjaan. Menurut Gomez dala Kaswan (2012:44) desain
pekerjaan adalah proses pengorganisasian pekerjaan menjadi tugas-tugas yang
dituntut untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Dalam desain pekerjaan ini seorang atasan harus mengetahui karakter dari
setiap pekerjaan mulai dari perencanaan sampai evaluasi agar tujuan yang ingin
dicapai dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Menurut Kaswan desain
pekerjaan ini memiliki tujuan: (a) memenuhi tuntutan organissasidari segi
efisiensi operasional, prosuktivitas, dan kualitas pelayanan; (b) memenuhi
tuntutan organisasi dari segi fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses
kerja horizontal, secara hirarkis dan terpisah-pisah; (c) memenuhii kebutuhan
dari segi minat, tantangan, dan prestasi; (d) memastikan tanggung jawab tim
ditetapkan sedemikian rupa sehingga meningkatkan kerja sama dan efektivitas
tim; dan (e) mengintegrasikan kebutuhan individual karyawan dan kebutuhan
organisasi.
Sedangkan
desain ulang pekerjaan adalah proses mengubah tugas-tugas atau cara pekerjaan
itu dilaksanakan pada pekerjaan yang ada (Noe dalam Kaswan, 2012: 45). Desain
ulang ini dilakukan ketika hasil dari pekerjaan yang dihasilkan masih rendah
ataupun instansi ingin meningkatkan hasil kinerja. Tugas-tugas dari setiap
bagian yang telah disusun dan dilaksanakan tersebut dapat diubah, ditambah, disederhanakan,
maupun dihilangkan. Menurut Widodo (2015:29-31) pekerjaan dapat mengalami
perluasan, pengayaan, dan penyederhanaan.
Menurut
Widodo (2015) perluasan pekerjaan adalah suatu upaya yang dilakukan oleh
organisasi untuk memperluas uraian tugas yang sudah dilakukan dalam suatu
pekerjaan tertentu selama ini. Kegiatan ini dilakukan agar seseorang pada
jabatan tertentu mendapatkan pekerjaan lain yang lebih luas. Biasanya perluasan
pekerjaan ini dilakukan karena adanya hubungan antar satu pekerjaan dengan
pekerjaan lain yang dianggap lebih efektif jika dilakukan dan dikoordinasikan
oleh satu jabatan saja. Hal ini dilakukan agar terjadi sinergi antara pekerjaan
satu dengan pekerjaan lain yang terkait. Dengan adanya perluasan pekerjaan maka
dibutuhkan pula pengayaan pekerjaan. Pengayaan pekerjaan menurut Widodo (2015)
adalah suatu upaya yang dilakukan organisasi untuk menambah tanggung jawab dan
wewenang yang lebih besar kepada suatu pekerjaan tertentu. Ketika pekerjaan
ditambah pada suatu jabatan tertentu, maka perlu adanya tambahan wewenang dan
tanggung jawab yang dibebankan pada suatu jabatan dalam pekerjaan yang
dimaksud. Tujuan dari pengayaan ini yaitu memberikan tantangan yang lebih besar
sehingga akan dapat memberikan motivasi dan kepuasan kerja terutama bagi mereka
yang ingin maju dan banyak inisiatif.
Menurut
Widodo (2015: 30) memperluas dan memperkaya pekerjaan dapat dilakukan dengan dejobbing
sehingga mendeskripsikan pekerjaan pada organisasi secara luas dan sederhana
banyak dilakukan. Dejobbing sendiri yaitu memperluas tanggung jawab
pekerjaan organisasi dan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri mereka
dengan deskripsi pekerjaan mereka. Penyederhanaan pekerjaan sendiri menurut
Widodo (2015:31) merupakan upaya mengurangi kerumitan atau beban pekerjaan
dengan cara membagi beberapa kegiatan atau mengurangi kegiatan tertentu. Penyederhanaan pekerjaan dilakukan karena
dalam prakterknya terlalu sulit untuk dilakukan oleh suatu jabatan tertentu.
Jika hal ini terus dilanjutkan maka akan berdampak pada hasil pekerjaan itu
sendiri. Kemungkinan hal ini terjadi akibat kurang berjalannya analisis
pekerjaan sehingga terjadi salah langkah. Untuk mengatasi hal demikian maka
harus adanya suatu periode yang digunakan untuk mengambil keputusan apakah
pekerjaan pada suatu jabatan itu seudah sesuai, ataukah harus diperluas atau
disederhanakan.
Kesimpulan
Analisis pekerjaan adalah usaha dalam mengumpulkan,
menilai, dan mengorganisasikan semua
jenis pekerjaan dalam sebuah organisasi atau instansi. Di SMA Widyagama setiap
tahunnya melakukan proses analisa pekerjaan ini secara sederhana yang dilakukan
pada awal tahun ajaran baru. Tujuan analisis pekerjaan ini untuk memilah
pekerjaan sesuai bidangnya. Faktor yang mempengaruhi analisis pekerjaan ini ada
dua yaitu situasional dan reguler. Teknik yang digunakan SMA ini dalam analisis
pekerjaan ada tiga, yaitu pengamatan, laporan dari guru maupun siswa, dan
melihat langsung di lapangan.
Rancang bangun pekerjaan adalah proses menentukan tugas-tugas yang akan
dilaksanakan, metode untuk melaksana tugas tersebut, dan bagaimana pekerjaan
tersebut berkaitas dengan pekerjaan lainya di sebuah organisasi atau instansi.
Rancang bangun di SMA Widyagama sangat sederhana, seperti hanya melakukan
penambahan tergantung pemasukan dana yang ada. Perubahan rancang bangun di
sekolah ini tidak terlalu besar atau tidak terlalu cepat. Berbeda dengan
sekolah negeri, jika dalam pelaksanaan rancang bangun ini ada pendanaan yang
lebih pasti akan diadakan pelatiahn seperti UKBM (Unit Kegiatan Belajar
Mandiri). Analisis pekerjaan dan rancang bangun di SMA Widyagama berjalan beriringan.
Saran
Kepala
sekolah dapat lebih mengoptimalkan analisis dan rancang bangun di sekolah. Hal
ini bertujuan agar sumber daya yang ada di sekolah dapat melaksanakan tugas
secara maksimal. Dari pihak guru dapat berpartisipasi atau ikut membantu kepala
sekolah dalam menjalankan analisis dan rancang bangun pekerjaan ini dengan
memberikan masukan-masukan
Daftar Rujukan
Kasman. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk
Keunggulan Bersaing Organisasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Kasmir. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia: (Teori dan
Praktek). Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada.
Subekhi, A. & Jauhar, M. 2012. Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Jakarta: Prestasi Pustaka.
Widodo, S., P.
2015. Manajemen Pengembangan Sumber Daya
Manusia. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar.
ANALISIS DAN RANCANG BANGUN PEKERJAAN SUMBER DAYA MANUSIA STUDI KASUS SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN UM
Firman Budi
Rabu, 27 November 2019